Dossards avec prénoms : pourquoi le faire, préparer le fichier et gérer les derniers inscrits

Un prénom sur le dossard change la course de ceux qui la courent. Encore faut-il que chaque inscrit reçoive le bon numéro avec le bon prénom. Voici pourquoi ça vaut le coup, comment préparer le fichier des inscrits, et que faire des derniers inscrits.

Pourquoi mettre le prénom sur le dossard

Le public encourage un coureur qu'il ne connaît pas : « Allez Julie ! » au 18^e kilomètre, c'est ce dont les participants se souviennent. Les bénévoles et les secouristes appellent la personne par son prénom. Les photos d'arrivée deviennent des souvenirs personnels, que les coureurs partagent en citant la course. Et pour l'organisateur, la remise se fait par nom, sans chercher un numéro dans une liste.

Préparer le fichier des inscrits

Exportez la liste depuis votre plateforme d'inscription, au format Excel ou CSV, à une date fixée à l'avance. Le fichier tient sur une seule feuille, avec une ligne par coureur et une première ligne de titres : Prénom, Nom, Épreuve, et N° de dossard si les numéros sont déjà attribués. Pas de cellules fusionnées, pas de lignes de total, pas de coureurs désinscrits.

Avant d'envoyer, passez cinq minutes sur trois points. L'orthographe : les prénoms tout en majuscules ou sans accents s'impriment tels quels, corrigez-les. Les épreuves : écrivez chaque parcours toujours de la même façon (« 10 km », pas « 10km » puis « 10 KM »), sinon des coureurs se retrouvent sans parcours. Les doublons : un coureur inscrit deux fois, ou deux coureurs au même numéro, faussent le classement. Pour garder les accents depuis Excel, enregistrez en « CSV UTF-8 ».

Les prénoms trop longs

« Marie-Christine » ou « Jean-Baptiste » prennent de la place. Avant l'impression, regardez le dossard du prénom le plus long : s'il dépasse, réduisez la taille, ou imprimez le prénom suivi de l'initiale du nom. Certaines courses choisissent aussi le nom du club, pour les épreuves par équipe.

Bonne nouvelle, sur Dossard Minute, vous n'avez pas à chercher : déposez votre fichier dans l'atelier, et chaque coureur apparaît sur son dossard. Un clic sur « Le plus long » affiche aussitôt le dossard du prénom le plus long, et l'atelier vous prévient si un prénom risque de déborder. Vous voyez en direct que tout tient, avant même de commander.

Numéroter : une plage par parcours

Donnez à chaque parcours sa plage, avec des trous entre elles : 1 à 299 pour le 10 km, 1001 à 1400 pour le semi. Le numéro dit sur quel parcours court le coureur, et un parcours qui se remplit plus que prévu ne déborde pas sur le suivant. Pour un relais, l'équipe garde un numéro et chaque relayeur reçoit une lettre : 12A, 12B, 12C.

Les inscrits de dernière minute

Les inscriptions continuent souvent après l'export, parfois jusqu'au matin de la course. Ces coureurs reçoivent un dossard de secours, sans prénom, numéroté à la suite de leur parcours : prévoyez-en 3 à 5 % de chaque parcours. À la remise, notez sur la liste le numéro donné à chacun et transmettez-la au chronométreur, qui doit pouvoir relier chaque numéro à un nom. Ne retardez pas la commande pour attendre les derniers : une commande tardive risque d'arriver trop tard pour la remise des dossards.

Pour le reste de la fabrication, du format à la remise, voyez notre article sur la création des dossards de course.